如何做好办公自动化环境下的文书档案管理工作

在办公自动化的环境中，文书档案的归档管理工作分为电子文件的归档与纸质文件的归档两个部分，这就要求文书档案的管理工作必须贯穿文件的产生、流转、处理、归档的全过程。在一定程度上，办公自动化对文书档案管理工作提出了更高的要求。

4.实现店铺无人化经营。随着AI技术的深入发展，人工智能设备将会逐渐取代许多当下单纯的依靠人类体力和判断力的工作。通过人机分工，计算机高效地完成数据的搜集、整理、更新和分析，运算完毕后为营销人员提供参考依据，营销操作变得简单上手。大数据与物联网深层融合，售前咨询、预约、店铺日常维护、办理业务、买卖、物流、售后服务交由机器去完成。营销人员就会从琐事中解放出来，回归营销的本质，去完成创意策划。

1 办公自动化环境下文书档案管理的优点

1.1 易制发

由于电子文件借助办公自动化系统传输，避免了管理人员按照纸质文件的程序，分别找有关人员核稿、审稿、会签、签发、印刷、分发等繁琐之苦，管理人员在办公自动化环境下就可以完成上述全过程的电子文件流程。

1.2 易存储

电子文件以磁盘、光盘、硬盘等为储存介质，其储存密度大大高于传统的纸质文件，这样，就可以节约大量的空间。

1.3 易交流与分享

纸质文件记载信息多、杂、乱，一旦要进行交流，需要携带大量的纸质文件，耗费大量人力财力。而采用办公自动化系统以后，信息的交流和分享可以直接在网络上进行。而且，信息本来就已经分类好存盘，挑拣起来也轻松很多。数字化管理，现代化设备，让交流畅通无阻。只需携带小小的U盘，大量数据都可以轻松带走，方便快捷。

1.4 易利用

因为电子文件在网络上运行，虽然是内部网络，与互联网物理隔离，但是既然是计算机、是网络，就避免不了病毒的破坏。尽管新技术能够确保电子文件安全性，但是一旦发生泄露，没有对应的技术进行修补，导致无法辨别档案的真伪，使得电子文件的安全性受到威胁。

虽然目前办公自动化系统实行密钥管理，根据每个人的岗位分配权限，但是由于各种原因，仍存在原始性认定较为困难的问题。主要有：一些管理人员至今仍使用通用密码，其他人可以轻松进入其系统进行操作；未建立严格的管理制度；管理人员岗位变动后相应的权限未及时调整；电子文件易拷贝特点，导致其原始性认定的困难。

电子文件是一个新生事物，其自身存在一些缺点，只有建立健全完善的制度，才能趋利避害，确保电子文件的形成处理、归档管理流程到查阅利用都有统一的要求，保证不同类型的电子文件从办公自动化系统向档案管理系统的平滑流转和安全管理。

2 办公自动化环境下文书档案管理中存在的问题

2.1 电子文件存储介质的稳定性和耐久性较差

①磁盘、光盘等介质怕磁场、折弯、挤压、摩擦等；②磁盘、光盘等介质物理寿命较短。

2.2 电子文件的原始性认定比较困难

云南少数民族蕴含丰富的文化气息，各民族都有其独具特色的文化遗产。傈僳族文化遗产也不例外，但随着社会的发展，传统文化受到强烈冲击，很大一部分文化遗产濒临消亡，因而如何对非物质文化遗产进行保护成为当务之急。本文将从祥云县傈僳族非物质文化遗产保护状况、现存困境以及如何运用产业化延续保护分析，为傈僳族非物质文化遗产寻找合理的保护方式。

2.3 管理人员知识技能需提高

因为电子文件与纸质文件各有利弊，两者只有长期并存，才能相互取长补短，更好地发挥作用。

2.4 电子文件的安全性受到挑战

主要表现为：①由于计算机的高度智能化，使其查询方便、快捷、准确；②可以为多人共享，消除纸质文件在时间上的限制；③传递速度快，消除了纸质文件在空间上的限制。

3 办公自动化环境下对文书档案管理问题的解决对策

3.1 电子文件与纸质文件要长期并存

管理人员其专业知识技能与现代化的文档培训工作的要求之间存在很大的差距，虽然对档案工作有着基本的认识和了解，但并不能及时的更新档案管理理念,跟不上现代化档案管理的步伐,更不能够有效的提高企业档案管理的水平。尤其是随着计算机网络技术的飞速发展,利用计算机进行档案管理工作是现代化档案管理的一个必然趋势。

3.2 制定并执行严格的制度

要使学生对英语阅读有持久的兴趣，选材是十分重要的，应考虑难易要适度，通常以阅读后理解的正确率达到 70%～80%较合适，生词量也应循序渐进。另外，材料内容应多样化，故事、寓言、学生熟识的人物传记及科幻、历史、地理、风俗民情或学生同龄人的生活等等都是中学生喜欢的题材。通过阅渎这些材料，不仅培养了阅读能力，激发了学习兴趣，还开阔了学生的知识视野。当然，教师在推荐阅读材料时，应根据需要同时给学生介绍些相应的背景知识或涉及作品的国家社会文化知识和风俗习惯，这对帮助学生更深地理解文章很有意义。

众多研究报道显示，烟草中的钾(K)、钙(Ca)和镁(Mg)含量是调节卷烟燃烧性能的一个重要参数。这是因为钾的存在不仅能有效降低卷烟燃烧温度和提高燃烧效率，而且还能减少CO和焦油在烟气中的释放量；钙是烟草中的主要矿物元素之一，它对于钾离子的吸收有促进作用；而镁盐则对于烟支的包灰性能有作用[1-4]。目前，烟草及烟用材料中K、Ca和Mg含量的测定方法主要有火焰原子吸收光谱法、连续流动法和离子色谱法等[5-7]，但是这些方法往往前处理过程麻烦，检测速度慢等。因此，如何更加准确快速地测定烟草和烟草制品中的K、Ca和Mg含量就成为一项重要的工作。

3.3 加强管理人员的知识技能培训

随着现代化进程的不断推进，网络技术已经广泛的运用到了各个领域，要实现档案管理办公自动化，提高工作效率，就必须从对档案管理人员的培训入手，不仅需要拥有专业的档案管理知识，还需要掌握一定的计算机网络技术，只有拥有一定的信息技术才谈得上进行文书档案自动化管理，进一步提高办公自动化程度，则要求管理人员不断更新有关的专业知识，扩展自身的知识面，全方位掌握文书档案管理工作的技术，全面提高档案管理人员办公自动化和档案管理一体化的水平。

3.4 加强文书档案管理的安全性

信息技术在高速发展的时候也 存在很多安全隐患，电子档案在网络的传输过程中会存在一定的风险性，所以要不断地加强档案存储设备的安全性。定期对硬盘等软硬件设施进行维护与检查，确保其安全。对于需要利用网络进行传输的文件加密处理等，最大限度的保证电子档案在传输、存储、操作过程中的完整性以及安全性，如采取防火墙、网络防病毒、身份认证与授权等技术。企业在使用相关文件的时候，要严格落实数字化档案管理的相关规定，不得擅自进行电子文件的下载与修改，确保文件的安全性。

办公自动化环境下的文书档案管理工作是衡量企业档案管理水平的一个重要标准，且直接关系和影响着电子文件的质量与完整性。我们应该科学地应用办公自动化积极探索，勇于尝试，不断的进行分析、总结和创新，规范和完善相关操作流程与制度，切实加强和提高信息时代的文书档案管理工作。

[参考文献]

[1] 宋李娜.浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].北京档案,2010,(2).

[2] 朱鸣.文书工作与文档管理系统的设计与实现[D].成都：电子科技大学.2013.