我国政府社交媒体文件管理策略研究

1 引言

社交媒体是通过整合网络应用、社交互动、用户参与等信息技术而形成的在线网络平台，其类型包括微博、维基、社交网络、图片发布网络、虚拟世界、视频分享网络等。近年来，我国各级政府越来越多地开展网络办公，并利用社交媒体平台发布政务信息。人民网发布的《2017年一季度政务指数微博影响力报告》中显示，截至2017年3月31日，经过新浪平台认证的官方政务微博已达到168839个，微博数量与信息量得到大幅提升。社交媒体文件是政府部门开展行政活动的有效记录，同时也是集体记忆的重要组成部分[1]。目前，我国尚未出台针对政府社交媒体文件及社交媒体信息的管理标准和办法。政府社交媒体文件由政府部门形成、社交媒体运营商占有，这种主体的分离给该类型文件管理带来了较大难度。因此，如何构建一个科学有效的政府社交媒体文件管理策略成为亟待研究的重要课题。本文采取文献研究法、网络调查法等方法，从政策、主体、客体、方法和技术等方面研究政府社交媒体文件管理策略的构建。

2 政府社交媒体文件管理研究与实践现状

2.1 社交媒体文件及其特征

社交媒体文件是指具有一定的文件与档案属性且适用传统的文件采集、归档、保存等方式加以管理的社交媒体信息，其形式可以为单个的文件，也可以是文件集合及动态数据库[2]。因此，政府社交媒体文件是政府部门通过交互性网络媒体平台开展相关业务活动所生成的电子文件。政府社交媒体文件既具有与传统文件与档案相匹配的记录性、凭证性等特征，同时又具有形式的新颖性、高度的动态性及运动的不确定性等特征[3]。社交媒体文件的特征是对其进行有效管理的关键控制点。

突出基层监管责任落实，形成了网格化监管格局。该局通过“网定格、格定人、人定责”的方法，完善县、乡、村、屯四级网格体系，形成“横到边、纵到底、链条清、责任明”的网格化监管格局，工作成效在2015年全区食品药品监管年中工作现场会上得到与会领导肯定。

2.1.1 文件类型的多样性。与传统电子文件相比，社交媒体文件的类型更加丰富，其形式涵盖了所有的网络载体格式，既包括传统的文件形式，也包括链接、碎片式记录等[4]。通常，社交媒体文件以网页、图像、视频和音频等形式呈现，包括超文本标记语言格式（html/htm）、可扩展标记语言格式（xml）、图形图像格式（jpg/jpeg/png/gif/tiff/raw/bmp）、视频音频格式（avi/rmvb/mp4/mp3/wmv/flv/wav/afc）等多种类型。 尽管类型多样，但与其他电子文件一样，社交媒体文件数据库存储于服务器或硬盘介质之中，符合传统电子文件与档案的存储环境。

2.1.2 文件来源的广泛性。社交媒体文件进一步丰富了文件与档案的来源。在社交媒体环境下，任何参与主体如公共部门、社会部门、个人甚至虚拟机构都能够成为文件的生成主体。政府社交媒体文件生成者可以在网页上完整呈现并保存，其形式通常为社交媒体账号和IP地址。由于公众可以对官方信息进行实时评价和反馈，因此政府社交媒体文件生成者也在不断变动，复杂的责任主体是社交媒体文件与传统文件的重要区别，这也是该类型文件管理的难点[5]。如政府官方微博中不仅包括政务信息发布或者处理的内容，同时也包含网民通过平台在该主题下形成的互动性聊天记录。文件档案来源在社交媒体环境下得以较大程度的扩展，且具有较强的不确定性。

柱温影响保留时间、柱效、选择性等。当温度升高时，分析时间缩短，仪器压强降低；温度较低时，仪器压强升高，保留时间延长。控制流速均为1.0 mL/min，在35，40，45，50，55，60 ℃下进行实验，探究色谱柱温度对10种酚类物质分离度的影响。结果表明，随着温度的升高，10种酚类物质的保留时间逐渐缩短。柱温从35 ℃改变至60 ℃时，10种酚类物质的保留时间从26.50 min缩短至24.275 min。色谱柱的最大承受温度为65 ℃，综合实验结果，选择60 ℃为最佳实验温度。

传统的文件与档案管理主体较为单一，由档案管理部门承担归档、保存及开发利用工作。社交媒体文件具有较强的动态性和实时性，并不完全适用传统的文件与档案管理方式，其管理主体也向多元化方向转变。2010年，美国国会图书馆启动了推特（Twitter）存档项目(The Twitter Archive)，并于 2013年1月发布Twitter存档白皮书，明确由美国国会图书馆与相关机构共同负责社交媒体文件的归档工作。澳大利亚国家档案馆制定了社交媒体文件的归档政策，以社交媒体平台运营商为主导进行此类文件的管理工作。同时，筛选部分公众参与到归档管理工作中来。综合各个国家的实践情况，社交媒体文件的管理主体可以由三类机构承担：文件形成者、社交网络提供商、档案管理机构[17]。

基于以上分析，可以发现政府社交媒体文件具有传统文件与档案的基本特征，具备载体、形式、内容、责任者、档案关联等方面的基本要素。但是，与传统文件相比，社交媒体文件的动态性特点更为明显，在对其进行管理时需要实时更新。

2.2 国内外政府社交媒体文件管理实践

随着社交媒体平台与相关技术在政府信息发布过程中的应用，国内外在政策制定与管理实践中也不断加强对社交媒体文件管理的研究。

2010年至今，英国通过参与式网站及公共社交媒体管理平台发布数据集，并收集相关反馈建议。因此，英国国家档案馆（The National Archives,TNA）在2012年颁布的《文件收集政策（Records Collection Policy）》中也相应增加了在线社交媒体文件的收集策略，规定了其收集范围、保管期限及地点[7]。2017年，又对《英国政府网络档案馆：数字和文件管理工作者指南》进行更新，专门针对社交媒体信息的档案化管理做出进一步规定。据此，英国国家档案馆每年两次对政府网站上的数据集及进行全面捕获和抓取，并进一步筛选出对公共服务及公共决策具有参考作用的互动信息进行归档保存。

美国国家档案与文件管理署（National Archives and Records Administration,NARA）针对政府社交媒体文件制定了相应的管理指南，指导此类文件的采集工作[8]。2010年，NARA发布《联邦Web 2.0使用和文档价值报告》，2013年5月发布《社交媒体捕获最佳实践白皮书》，2013年10月发布 《社交媒体文档管理指南》，从联邦社交媒体文件的采集范围、采集方式、价值判断、归档保存等方面进行规范性指导[9]。2017年，NARA发布《国家档案馆社交媒体战略（2017—2020）》，提出了未来几年联邦政府社交媒体文件的系统性管理思路。同时，各地方政府也积极响应联邦政府提出的社交媒体文件管理的号召，出台相应的管理办法。如，纽约州政府的《文档公告：社交媒体的初步指南》、俄勒冈州政府的《社交网络指南》，均对社交媒体文件的捕获、归档、保存及相关技术问题进行了说明。

本研究发现，多数学生对艾滋病不可治愈的严重性认识不足，未能意识到学生艾滋病疫情形势严峻性，对艾滋病主要的传播途径认识不足，超过一半的学生不知道性传播尤其是男男同性性传播是青年学生最主要的传播方式。约1/3的学生不知道使用新型毒品会增加经性途径感染艾滋病病毒的风险。因此，学校应加强艾滋病基本知识、流行新形势、传播途径及新型毒品危害等方面的宣传教育。

国内学者从归档范围、价值判定、保管期限、资源开发与利用等角度对国外社交媒体文件管理进行了介绍，并对我国社交媒体文件管理的策略可行性、方法可行性、技术可行性进行了分析，并提出了这一领域的关键问题[12][13]。如，对于政务微博信息的归档管理，关键在于归档保存的主体包括哪些单位，这些单位之间如何形成有效的协同关系，归档的范围是什么，采用什么样的方法和工具进行采集和保存，如何有效应对动态数据库管理等问题。在国内政策实践中，虽然尚未提出明确的社交媒体文件管理规定，但也逐渐关注对参与式网站、社交网络平台等信息的管理。2017年5月国务院办公厅印发《政府网站发展指引》，其中明确提出要注重政府网站的互动交流功能，并强调对于参与式信息的归档保存。国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出要把研究制定重要网页资源的采集和社交媒体信息的归档管理办法作为“十三五规划”的重要目标和任务。

3 社交媒体文件管理的挑战

3.1 社交媒体文件管理首先需要解决法律、制度、协议、归属权等方面的问题

社交媒体平台不断变化和发展，在很大程度上影响文件的归档保存效率和效果[18]。2013年，澳大利亚新南威尔士州档案馆对社交媒体文件进行了详细分析，认为该类文件具有第三方占有、云存储、动态性较强、安全风险较高等特点[19]。以政务微博为例，微博信息处在不断更新的过程之中，而且信息引用情况非常明显，这显然有别于传统的文件与档案的生成和运动规律。在这种情况下，需要对电子文件模板和政务微博信息进行比对，析取政务微博信息具备档案化条件的关键要素，如载体、责任人、形式、内容、背景等，从而设计相应的归档策略。因此，对准确而有效地采集社交媒体文件的要求也较高，存储过程中的安全性和信息更新的及时性也是新的挑战。

3.2 社交媒体催生新的文件与档案管理模式

由于社交媒体平台的实时互动的特点，传统档案管理模式也向参与式档案管理模式发生转变，这种新的模式中档案管理呈现的主体多元、对象丰富、平台多样的特点[15]。2014年5月，英国国家档案馆网页档案管理部门（UKGWA）统一对英国政府在社交媒体上产生的文件进行归档，采用集中统一的管理模式。与英国不同，美国国家档案与文件管理署（NARA）及各政府部门采取“合作管理”的社交媒体文件管理模式。基于联合、引领、首创、多元、团体、开放这六个核心基本点，美国联邦政府与14家社交媒体展开合作，通过社交媒体开展文件与档案的收集、整理等工作，并对社交媒体文件进行共同管理[16]。在社交媒体环境中，文件与档案管理模式更加开放和灵活，加强公众的互动参与，并实现档案信息服务的多元化创新。

3.3 社交媒体文件的管理主体存在多项可能

2.1.3 文件内容的动态性。在社交媒体文件运动过程中，其内容也处于高度动态的状态。一份社交媒体文件往往由两种类型的信息构成：一是与业务活动相关的原生性信息，该类信息较为固定，具有与传统电子文件相同的形态；二是因互动而产生的次生性信息，该类信息则具有动态性的特征，可能随着互动交流出现增加或减少的情况。如在政府部门的官方微博中，政府部门发布的源信息是固定不变的，但围绕该条源信息产生的评论或转发信息却可能不断增加[6]。

3.4 与传统文件与档案管理环境相比，社交媒体文件的收集和保存工作更为复杂

社交媒体文件的生成过程和运动规律区别于传统电子文件。在社交媒体环境中，信息的发布、保存及利用主体具有较强的复杂性。如在政务微博中，对于官方发布的信息，其生成者是政府部门，评论及反馈信息的生成者主要是网络参与者，而社交媒体平台则是该信息的占有者，所以涉及各方利益主体。因此，社交媒体归档保存必须有明确的法律依据和制度保障，社交媒体文件的归属权也应得到明确[14]，它关系到政府机构、社会组织和个人的网络信息安全。要求政府部门、档案馆以及社交媒体运作平台三方达成一致协议，共同制定归档方案、流程和规则。

4 政府社交媒体文件管理策略

通过国内外研究与实践经验分析，可以发现社交媒体文件管理问题涉及“为什么管、管什么、谁来管、如何管”这几个方面。因此，从管理的法律政策、客体、主体、方法、技术等方面对我国政府社交媒体文件管理策略进行阐述（如图1所示）。

图1 政府社交媒体文件管理策略构建示意图

4.1 分析并确立社交媒体文件管理的法规依据和管理准则

法律法规及国家政策制度构成了政府社交媒体文件管理的宏观法律环境，也是开展这项工作的依据。目前，我国尚未对社交媒体的归档保存进行统一、明确的规定，但是可以援引《档案法》、《档案法实施办法》及其他法律法规对社交媒体文件进行管理。（见下页表1）

(1) Terminal voltage of shaded cells in 11 shading cases

政府机构、档案部门、社交媒体运营商三方分别具有各自的优势。政府机构明确自身管理需求和利用需求；档案部门熟悉档案业务，具有归档保存方面的优势；社交媒体运营商则具有明显的技术优势和数据占有优势。因此，可以采取以下三种模式进行协同管理：

提高教育国际化水平与来华留学生教育整体水平是解决留学生博士论文问题的根本办法。党的十九大也提出推进教育对外开放法治化进程，以加快我国教育走出去战略，提高我国教育国家化水平，相信随着整体教育水平的提高，来华留学生博士论文上反映出的种种小问题也会最终解决。

政府机构主导型。由政府机构负责社交媒体文件的归档保存，通过建立信息中心来存储社交媒体数据库。档案部门配合政府机构一起制定社交媒体文件的迁移、保存规则，社交网络提供商按照该规则提供相应数据和技术支持。这一管理模式会显著增加政府部门工作量，并且需要具有专业技术的工作人员负责该项工作。

表1 社交媒体文件管理的法律依据分析

来源：作者根据相关法律法规进行整理，2017年9月20日

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图2 政府社交媒体文件管理主体协同机制

4.2 构建多元互动的社交媒体文件管理主体协同机制

在政府社交媒体文件生成、流转、保存过程中，涉及多方主体，包括信息的生成者（政府、公众）、所有者（政府）、占有者（社交媒体运营商）。政府社交媒体文件的占有者和所有者分离的情况增加了规范化管理的难度。

从表1中分析可知，目前针对社交媒体文件可参照已有相关法律规范进行管理。法律环境主要包括四个方面：网络信息的法律效力、网络信息的范围、管理方式和管理要求、权利保护。这四个方面分别对社交媒体文件的证据性、范围、管理方式和相关权利等进行了界定，但是在法规修订、政策和制度制定过程中仍然需要进一步考虑该类文件的特殊性。首先，从宏观层面来看，国家档案部门以及其他政府主管机构针对社交媒体出台相关法律规定，以便于社交媒体文件的管理能够有明确的、可执行的法律依据；其次，从中观层面来看，应当制定社交媒体文件管理的行业规定和标准，以实现管理的规范化；再次，从微观层面来看，组织机构应当结合国家法律政策制定相应的内部管理制度，以实现社交媒体文件管理的制度化和条理化。

（4）个人成人教育计划。个人成人教育计划是由企业雇主资助的培训计划，其培训的课程与员工当前的工作紧密相关。该培训计划主要是短期的成人教育培训，雇主允许员工在工作期间完成，且员工不能拒绝参加。

加拿大国家图书档案馆 （Library and Archives Canada）副馆长Daniel J.Caron认为，官方社交媒体文件是政府活动的重要记录，也是国家与社会记忆的重要组成部分[10]。在具体实践中，依据档案文件的构成模板对文字、图片、声像、数据等多种类型的社交媒体文件进行分析，总结其与档案的相同之处并设计具有针对性的管理方案。Inter PARES项目组认为，通过机制和技术两个方面保护社交媒体文件的真实性、完整性和可靠性。在机制层面，通过与社交媒体机构、第三方安全机构签订协议保护此类文件；在技术层面，通过信息模板控制、网络安全密钥、元数据保护机制来实现对社交媒体文件真实性和完整性的保护[11]。

档案部门主导型。由档案部门对社交媒体文件进行管理，在政府机构和社交媒体运营商之间建立充分的沟通机制。政府机构提出社交媒体保存、利用需求，并提供业务分类方案和文件分类方案；社交网络提供商负责按照规定向档案部门移交数据。这一管理模式的难点在于如何在政府部门和社交媒体运营商之间有效沟通，使得所移交的数据和政府机构的信息管理需求相一致。

社交媒体运营商主导型。该管理模式由运营商对政府社交媒体文件进行管理，政府机构提出管理需求，档案部门进行相应的业务指导和质量监督。这一管理模式能够很好地节省数据迁移成本，同时社交媒体运营商也具有较强的技术优势，其不足之处在于由第三方对政府社交媒体文件进行保存和管理存在一定的信息安全风险。

4.3 设计多环节联动的政府社交媒体文件管理流程

由于社交媒体信息更新的实时性，政府社交媒体文件的内容也在不断发生变化，这给其归档保存和利用带来了一定的难度，同时也向文件管理流程的优化设计提出了新的要求。基于政府社交媒体文件的内容动态性和主体多元性等特征，本文以“收-管-用”为主线提出归档、保存、利用为一体的多环节联动的文件管理流程。

在这一流程中，社交媒体文件的归档、保存和利用各个环节之间不再具有明显的界限，而是处于联动变化的状态。由于平台的交互性，社交媒体文件的占有者在向档案管理部门移交 （物理方式或逻辑方式）某一文件后，其内容仍然会增加或减少。因此可以按照政府社交媒体文件的生成和运动方式对其进行特殊处理。一般地说，社交媒体文件中可划分为原生性和次生性两种生成形态。原生性形态的政府社交媒体文件为政府行政活动过程中产生的源信息，通常表现为通知、公告、手册、指南和相关的政务数据。这一部分信息与业务活动紧密联系，能够直接表达该类文件的职能特征和业务关联。次生性形态的政府社交媒体文件为政府和网民互动所产生的信息，通常表现为补充性说明、支撑性材料、网民评论、公众意见和建议。该种类型的文件对原生性形态的社交媒体文件具有高度的依附性，对其具有补充说明的作用。次生性形态的社交媒体文件对于政务活动的解释、研究具有重要的意义，对政府决策也具有重要的参考价值。针对这两种不同类型和特点的文件形式，应当优先对原生性文件进行独立归档和保存，形成单独的文件；同时，建立社交媒体平台数据库与文件管理数据库之间的接口，对次生性文件进行实时归档保存，并建立其与原生性文件之间的关联关系。建立政府社交媒体文件管理数据库和社交媒体平台数据库的联动机制，并设计实时的数据传输接口。因此，文件的归档、保存和利用可以实现无缝化动态管理。此外，在对政府社交媒体文件进行利用时，可以同时调用文件管理数据库和社交媒体数据进行信息支撑。

4.4 建立多层次的社交媒体文件管理方法和技术支撑体系

政府社交媒体文件管理涉及不同类型和行业的数据，因此需要设计“决策-执行；执行-决策”的双向管理方法体系。首先，自上而下的管理方法。从国家和行业层面进行顶层设计，对政府社交媒体文件管理过程中的管理需求进行指导。自上而下的方法具有高度的规范作用和较强的推行力度，但其前提是构建并逐步完善社交媒体文件管理标准策略，为此类信息的归档、保存、利用等工作提供操作规范。其次，自下而上的管理方法。通过实际管理工作总结政府社交媒体文件的共性和规律，从而推动宏观层面的管理标准和制度建设。从管理实践来看，社交媒体文件管理主要包括采集、鉴定、存储和利用等环节。在采集环节中，明确文件采集标准、数据需求、采集流程及技术要素。在鉴定环节中，利用社交媒体的网络关联特点，分析政府社交媒体文件之间的关联性、利益相关者之间的关联性，从而构建价值鉴定方案，并设计保管期限表。在存储环节中，基于对政府社交媒体文件的自动著录设计存储方案，实现网络环境下信息的动态性存储。在利用环节中，进行利益相关者分析，总结社交媒体文件的多元化利用需求，并提供网络利用平台。再次，混合管理方法。将顶层设计与管理实践充分结合，注重社交媒体文件管理方法的整体性和前向设计的特点，即国家层面的管理制度、标准和机构层面的管理操作同时进行，及时协调管理策略中标准和制度缺失、采集不全、信息失真、管理无序等方面的问题。

在社交媒体文件管理过程中，如何有效保证信息的真实性、完整性以及实现有效的数据迁移和安全的数据存储是技术要素中的关键点。对政府社交媒体文件的管理，需要构建多维度技术支撑体系。首先，文件信息的真实性和完整性保护技术。无论由哪一类主体负责、以何种方式管理政府社交媒体文件，都需要充分保证文件的真实性和完整性。除了必要的数据格式、模板控制之外，还需要对元数据项目进行设计。通过内在的数据协议机制和外在的元数据管理机制对政府社交媒体文件信息进行有效的质量控制。其次，数据迁移与数据存储技术。在对政府社交媒体文件管理过程中，可采取全部移交数据库至政府机构或者文件与档案管理部门的方式；也可以采取由社交媒体运营商存储数据，政府机构和档案部门进行业务指导的方式。前种方式中需要政府机构和档案部门协调制定数据格式标准和迁移规则。后种方式中需要对数据进行安全控制和风险分析，并需要对政府机构、档案部门、社交媒体运营商三方主体的权限进行合理分配。再次，数据检索与挖掘技术。社交媒体文件的归档可以采用动态数据库归档的方式，这提高了归档的便捷性，但也增加了检索利用方面的难度。因此，对社交媒体文件的利用可以采取全文检索的形式，同时在归档时对各类信息的数据标签进行定义，便于从元数据层面进行识别。此外，可以采用大数据分析技术对政府社交媒体文件的信息进行价值挖掘。如，采用自然语言处理、多媒体识别、预测分析等技术对社交媒体文件进行主题分析，以实现该部分信息资源的有效开发利用。

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当前的基本教育教学资源从整体上讲较为缺乏，尤其是合适的网络环境、教学课程的需求及观念等没有真正落实到教育教学中。当前市场上存在的教育教学资源，依然将考题、作业当成热点，违背了全面发展素质教育及教学改革的初衷。应当加强整体资源上的合理规划，将信息技术完美地融入教育教学的资源建设中，打造出一个新型的教育教学生态环境。

5 结论

政府社交媒体文件的有序管理可以为决策参考、政府工作效率提升、信息公开和透明政府建水平的提升，以及公众利用提供有效支撑。政府社交媒体文件的重要价值及其内在的结构要素决定了有必要且有条件对其进行体系化的管理。规范化管理、安全控制、隐私保护是政府社交媒体文件管理的法律环境。管理过程中的主体协同则能够明确政府社交媒体文件管理的权责机制，取得良好的多主体沟通效果。在开展社交媒体文件管理工作时，结合各种管理方法的优点，以“收-管-用”为主线对各个环节进行关键点控制，以实施有效的体系化管理。

注释与参考文献：

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