学校档案管理存在的问题及对策——以永嘉县教育系统为例

档案是学校各项工作的真实记录，是学校在管理和发展中的重要信息资源，是学校的宝贵财富。档案管理是学校整体工作中不可或缺的重要组成部分。抓好学校档案管理，对于加强学校建设、促进教学改革、提高教育质量、开展科学研究、推动学校科学发展，都具有十分重要的意义。当前，学校档案工作还存在一些亟待解决的问题，需要我们采取切实有效的措施加以解决。

卢永艳(1979-)，女，汉族，山东烟台人，供职于龙口中远海运船务代理有限公司任财务部经理，主要研究方向为公司财务管理、审计管理。

酸值及pH值化验对于整个变压器油检测工作的开展具有重要的保障意义，只有保障在变压器油的化验过程中，能够将对应检测区域内的酸值和pH值处理好，这样才能保障在其处理过程中，能够将整体的变压器应用性能控制好，实现在变压器性能的控制检测中，能够将对应的检测要素处理好，要知道变压器油酸值及pH值过高都会对变压器造成负荷，影响变压器的正常应用，需要及时将其应用中的酸值影响及对应的pH值影响检测处理好，实现变压器油应用的绝缘性及安全性能提升。

一、我县学校档案管理存在的问题

（一）档案工作意识比较淡薄

一些学校领导及教职工对档案工作重要性认识不足，档案工作意识比较淡薄。通过对我县有关学校的调查发现，不少学校特别是山区学校的校长认识不到位，认为档案部门只是一个“锦上添花”的部门，没有太大的用处，对档案管理工作也没有太高的要求。档案工作没有纳入学校发展规划、工作计划，没有与教育教学同步开展，不少学校没有制定档案工作计划。无论是在资金的投入、人员的安排上，还是在接收、整理、利用、编研等方面，经常不被重视。有的学校不重视档案基础设施建设，档案保管保存条件较差，大部分山区学校没有专门档案室，有的将档案随意放置在地上，档案安全存在较大隐患。

实验活动结束后，笔者对实验一的相关数据分别进行了汇总，并通过计算机对数据做了统计分析，统计分析软件是SPSS，结果如下：

（二）档案管理不够规范

学校档案人员队伍数量不足、质量不高，也不够稳定。不少学校没有严格按照规定配齐配足档案管理人员，大多为兼职，即使配了专职人员，大部分年龄偏大，学历较低，知识结构比较单一，创新意识不够强，相当部分是由其他岗位的人员转岗过来的，缺乏档案专业背景，整体素质不够高。学校档案工作人员参加各类业务性培训机会不多，影响了专业化建设。学校管理层对档案人员重视和关心不够，一定程度影响到档案人员工作积极性的发挥。

（三）档案人员素质不高

档案管理制度化、规范化程度较低，不少学校档案管理制度不健全，缺乏完整规范的档案收集、整理、归档、鉴定、保管、利用等方面的制度。有的学校档案工作规范不健全，档案工作人员岗位职责不明确。一些规模较大的学校即使建立了一些制度，有的也只是写在纸上、挂在墙上，缺乏有力有效的执行和监督机制，往往流于形式。总体上来看，档案管理方式还比较落后，尤其是一些山区规模偏小的学校，未能制定具有针对性的管理方案。全县学校档案管理的机制不健全，管理的标准不统一，管理软件各不相同，导致档案信息难以融合、无法共享，影响了档案功能发挥。

二、加强学校档案管理的对策

（一）思想上要高度重视

档案工作是学校不可或缺的重要工作。首先是教育行政部门，特别是县教育行政部门要重视学校的档案管理工作，将上级档案管理部门的政策要求严格落实到位，把档案管理工作列入学校领导的年终工作业绩考核，建立档案工作督导小组，经常性地督查。学校领导要做贯彻落实《档案法》的带头人，从思想上高度重视档案工作，把档案工作列入学校工作规划和计划，纳入工作目标管理责任制检查考核，促进各部门人员重视档案工作，认真履行档案工作职责。要加大投入，按标准配备档案馆（库）和设施设备，为档案工作提供条件保障。按规定设立学校档案机构，严格按编制配齐配足档案管理人员，关心关怀档案工作人员，激发其工作动力。加强档案法制学习宣传，增强全员档案意识，充分认识档案工作在学校整体工作中不可或缺的重要地位，努力构建人人重视、支持和参与档案工作的良好氛围。

（二）健全完善档案管理制度

建立健全档案管理制度，是学校档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠保证。要按照档案法律法规和各级党委政府及档案行政管理部门、教育行政管理部门的部署要求，建立健全学校档案管理制度，完善工作机制，推进档案管理的科学化、规范化。如制定人员职责类制度：《档案室工作职责》《档案室工作人员分工》《档案人员工作职责》等；库房管理类制度：《档案室设施配备标准》《库房“八防”规定》《档案消毒制度》等；档案管理类制度：《档案利用制度》《档案室借阅管理制度》《档案鉴定销毁制度》《档案保密制度》等。结合学校实际编制档案分类方案和保管期限表，使学校档案工作的各个方面各个环节都能有章可循、有规可依，以制度化促进档案工作规范化。

（三）着力提高档案服务水平

提高服务能力和水平，是学校档案工作的永恒主题。一要强化主动服务意识。管理人员要做到主动服务，全方位了解师生需求，提供精准服务，从而更有目的性、针对性地建立科学化的档案管理模式。在平时的档案管理工作中，要改进服务方式，为全体师生提供方便、快捷的服务环境。档案人员要围绕学校的中心工作和各个时期的重点工作，及时提供归档范围，定期了解检查档案收集情况，宣传档案知识，主动参与学校管理活动，及时为教育服务，为深化学校各项改革提供信息，使档案部门真正成为学校工作的信息咨询部门。同时要注意改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。二要提高档案服务能力。要将“死”档案用“活”，最大限度地发挥档案的价值。学校档案工作者要有将学校各类档案信息转变为师生需要的有效信息档案的能力，充分挖掘档案的价值，推动学校各项工作的发展。如永嘉二中、枫林镇中心小学，这两所学校都是百年老校，办学历史悠久，文化底蕴较为深厚，历史档案保管齐全，学校充分挖掘档案价值，建立“校友录”，举办“百年校史展”，召集历届毕业生中的政界名人、企业家等成功人士，为学校的发展出谋划策。三要加强档案信息化建设。学校档案工作的内容、管理方式要顺应教育信息化深入发展的新形势。要加强学校数字档案馆（室）建设，积极创建规范化、示范数字档案馆（室）。做好电子文件的归档、接收和移交工作。在传统纸质文档、照片、底片、影片、录音、录像等的基础上，对电子文档、电子照片、电子影像资料等有保存价值的资料，按照要求归档保存，使电子文件的归档与管理成为学校档案工作的重要内容。要积极利用信息化手段，搭建信息化平台，促进学校档案信息资源共享，提供更加方便快捷的档案利用服务，以信息化推动档案工作现代化，提高师生对学校档案工作的支持度和满意度。永嘉中学档案室利用创建“县数字档案室”的机会，大力改善了档案室的软硬件设施，促进了信息资源共享，如今查找档案方便快捷，在全县教育系统起了示范作用。

（四）注重提升档案人员素质

高素质的档案工作者是提高学校档案管理水平的关键所在。一要持续弘扬和践行“忠诚担当、创新开放、敬业守真、淡泊清廉”的浙江档案人职业精神，使学校档案工作者都能够像教师热爱教育事业一样热爱档案工作，增强从事档案工作的职业尊崇感。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。教师之所以被称为“人类灵魂的工程师”“太阳底下最光辉的职业”，就是有着一种“爱生如子”的高尚品德，有着一种“蜡炬成灰泪始干”的崇高境界。作为学校的档案工作者，始终是学校的管理者，必须体现自己在学校管理工作中的自身价值，必须体现在学校管理工作中的崇高形象，必须弘扬和践行浙江档案人职业精神，真正树立“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”的理念。要敢于吃苦耐劳、埋头苦干，甘为档案事业奉献自己的一切。二要注重提升档案专业能力。加强对档案工作者的业务培训和管理意识培训，使档案管理者能够适应档案管理科学化的要求。加强档案人员业务建设，组织开展档案业务培训，提高档案专业能力。选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专（兼）职档案管理员，运用现代化的管理知识和先进的技术设备，提高档案管理水平，使学校的档案工作跟上时代发展步伐，更好地为学校教育教学、科研和其他工作提供服务。

参考文献：

［1］ 丛婕.提高档案管理科学化水平的路径选择［J］.黑龙江史志，2014（5）.

［2］ 冯兴来，王俊，刘文兵.浅谈聚类思想的实验室档案规范化管理［J］.高校实验室工作研究，2016（4）.

［3］ 李丽玉.对国有林区森林资源档案规范化管理的思考［J］.内蒙古林业调查设计，2017（2）.