县级图书馆档案工作的问题及对策——以新昌县图书馆为例

图书馆是知识、信息、资源的中心，在全面建成小康社会中发挥着越来越重要的作用。县级图书馆是我国图书馆体系中的重要组成部分，起着承上启下的作用。图书馆档案工作是图书馆现代化建设的重要组成部分，具有重要的支撑作用。笔者以新昌县图书馆（以下简称我馆）档案管理工作为例，谈谈县级图书馆档案管理工作存在的主要问题，并提出对策建议。

一、县级图书馆档案工作存在的主要问题

（一）对档案工作思想上不重视

县级图书馆都比较重视图书业务的管理，强调窗口一线对读者的服务工作，着重于借还、阅览及一些拓展延伸的讲座、展览等工作。由于档案工作是一项基础性工作，不少图书馆对档案工作的重要性认识不足，没有形成共识。就我馆来说，档案管理工作没有列入工作规划、年度计划，档案室面积狭窄，投入不足，档案设施设备配置未达到标准要求。

（二）档案资料收集不完整

一些该归档的文件材料没有及时上交档案室，存在流失现象。有些材料在当年该收集时没有出现，但若干年后却又出现了，归档收集很不规范。档案人员发现档案资料不完整去催讨时，能积极配合的不多。档案收集不完整，直接导致若干年后随着馆内人员的流动，一些资料无处可寻，一些档案无处可查。

（三）档案查阅利用不规范

县级图书馆档案工作人员往往都是兼职，只提供一些最基本的档案收集、整理、归档及查阅服务，对档案的深度开发不够，档案价值得不到充分发挥。我馆档案查阅借用管理不够规范。档案员有时忙不过来，就让查阅人员自行查找，也无须办理登记手续。有一次，我馆工作人员因工作需要，外借了档案室的人事合同档案去社保局办事，很长时间没归还档案室，兼职档案员多次催还也没有着落。后来档案在社保局找到了，也没有追究借用人的责任。

（四）档案信息化相对滞后

档案信息化滞后于图书事业发展。从我馆现有的档案管理来说，没有数字档案室，纸质档案也基本没有数字化，利用时只能按年逐项查找。馆里有重大项目需各部门分工合作时，即使查阅相同的档案资料，由于分工不同，人员也只能排队查阅，烦琐不方便。而且查阅好之后，档案员还要检查档案的排列次序位置有没有被打乱，页数有没有缺少。传统的纸质档案管理已无法满足图书事业发展的需求。

（五）档案人员业务能力不够强

加强制度建设，制定《图书馆文件材料收集范围和档案保管期限表》等比较完善的制度，对档案的收、管、用等各环节做出明确规定，用制度来保障档案收集齐全完整。建立健全档案收集机制，严格按照规定的范围和时限收集、整理和移交档案。强化制度落实，对不严格按照制度要求执行，造成档案丢失损毁的，要按照规定严肃处理。拿我馆来说，在已有的《新昌县图书馆文件材料收集范围和档案保管期限表》的基础上，要严格按制度执行落实。图书馆设专职档案员，各部室可设兼职档案员，每年的材料由熟悉各部室情况的兼职档案员负责收集完整，在规定的时间上交馆档案室统一保管。如设置“图书馆副馆长—档案室专职档案员—部门兼职档案员”的分级管理责任制，责任到人，层层负责，增强档案收集力量，做到应收尽收。

二、优化措施与建议

（一）强化全员档案意识

图书馆档案全面、系统、真实记录了图书馆在各个历史时期的工作，是图书馆各部门开展工作的依据和参考，是上级部门考核图书馆工作业绩的可靠依据，是国家对图书馆评估定级的重要依据，完整的档案可以为图书馆建设和管理提供系统的查考借鉴，发挥重要的支撑作用。图书馆应把档案同图书资料一样都作为宝贵的信息资源，思想上高度重视，将档案工作列入发展规划和年度计划，纳入考核内容，增强全员档案意识，齐心协力做好档案工作。单位的领导特别是“一把手”要重视档案工作，了解掌握档案工作现状，及时帮助解决存在的困难和问题。加大投入，严格按照标准要求配备档案馆（库）和设施设备。

一要加强档案信息资源的开发利用，深入挖掘馆藏特色资源，彰显档案利用价值。如拿我馆来说，尉健行同志将藏书捐赠家乡图书馆，如何收藏好、使用好尉健行同志捐赠的藏书档案就是档案的开发利用工作。我馆将把这批藏书纳入图书馆公共资源，特设捐赠专柜安排存放在地方文献部，组织专家学者深入研读，引导广大市民广泛阅读，使市民从中汲取精神食粮，塑造优秀道德品格，将尉老的宝贵精神财富转化为推动新昌发展的强大力量。让新昌人民继承尉老的遗志，把握形势，抢抓机遇，力争把新昌建设得更好。二要规范档案借阅利用。我馆现在进档案室查阅需办理登记手续，外借则需根据档案的重要性由负责档案工作的副馆长签字批准，办理借用手续以后才能够借出档案室，在归还时要进行检查核对。此举提高了外借人员的档案责任心，有力保障了档案资料的完整性。

（二）加强档案收集管理

县级图书馆往往重视图书专业知识教育及继续教育，档案人员的专业知识教育及继续教育没有保证，有些基层馆档案人员甚至仅凭以往档案人员口头相传就上岗，连归档立卷的基本规范都难以保证。档案人员专业能力不高制约了图书馆档案工作整体水平的提高。

（三）积极推进档案利用

真是不可理喻！阿花忽然尖叫起来，一甩秀发，像一把乱麻抽在我脸上。我到底做错什么啦？我说过，我不是任何人的附属品！再说，我也没说要和你结婚，我背叛谁了？

（四）加快档案信息化建设

成立馆档案信息化工作领导小组，馆长为组长，由主管档案的副馆长、信息部主管领导、信息技术人员、档案人员等组成，制定工作计划，明确职责分工，有序科学推进。一要加快传统载体档案的数字化步伐，可采取政府购买服务的形式，通过服务外包加快进程，要注意数字化过程中的安全和质量问题。二要加快建立数字档案室。作为县级图书馆，要紧跟《浙江省档案事业发展“十三五”规划》的时代步伐，加快建立数字档案室，积极创建示范或规范化数字档案室，为档案管理现代化提供平台支撑，为群众提供方便快捷的档案共享利用服务。三要促进档案信息化和图书馆信息化融合发展。随着计算机网络技术的发展，提供全方位的信息化服务是图书馆工作的趋势，图书馆档案是为图书馆工作服务的，档案的信息化是信息社会图书馆工作的需要，要积极推进平台、数据等的整合，提高服务利用效率。

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（五）着力提升业务能力

加大对图书馆档案人员的培训力度。保证档案工作人员继续教育，进行图书馆档案专业知识的培训，增进同行交流，提升图书馆档案工作者专业水平。图书馆档案工作人员要树立终身学习意识，广学能提高工作能力的知识，学些与人沟通的方法，全面提高业务素养。要逐步解决当前县级图书馆档案人员不足的问题，使图书馆档案工作人员配备与图书馆档案工作需要相匹配。

*本文属于2017年度国家社会科学基金艺术学一般项目《李铁夫与中国早期油画研究》阶段性成果，项目编号：2017BF00860。

参考文献：

［1］ 赵振武.信息化时代下图书馆档案管理工作问题研究［J］.办公室业务，2014（12）：136.

［2］ 杨道玲.图书馆档案工作刍议［J］.图书馆研究与工作，2016（1）：29—31.

［3］ 叶燕.加强与规范图书馆档案管理工作的思考及建议［J］.上海高校图书情报工作研究，2013（2）：48—51.