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浅谈城建档案安全管理的问题与对策

更新时间:2016-07-05

城乡建设档案是城市发展的真实记录,是城市可持续发展的宝贵资源。档案安全是档案工作的生命线。做好城建档案的安全管理,使命光荣、责任重大。本文针对城建档案安全管理存在的主要问题,提出相应的对策措施。

一、城建档案安全管理存在的主要问题

(一)档案安全意识不够强

有的地方对档案安全缺乏系统的研究和谋划,工作上零敲碎打多、整体部署少,临时应付多、制度化常态化少;有的领导和工作人员存在麻痹思想和侥幸心理,档案安全问题未能及时发现和解决,存在安全隐患。

(二)档案安全保障不到位

一是档案库房达不到建设标准。有的地方的城建档案馆没有具本单位产权的档案大楼,有的是租用,有的是和其他单位合用,有的处在“三合一”场所,档案库房不是按照档案库房建设标准建造。甚至在个别县(市、区),就是在建设行政主管部门内设一个城建档案室,所谓的库房也就一间办公室,这为档案安全管理带来了隐患。有的档案库房建在一楼或顶楼,有的库房楼下或边侧就是饭店和店铺,有的档案库房存在屋面渗漏水问题,有的档案库房承载超负荷,甚至有个别单位还没有专门的档案库房,城建档案资料和其他文书档案、人事档案混在一起。二是档案装具不足。随着城市建设的加快,城建档案资料越来越多,有的单位的档案装具无法满足需要,造成档案排列过挤,卷盒装得太满,有的档案资料甚至直接放在地上,很容易造成档案受潮霉变或被老鼠虫子咬坏。三是人员、经费等保障不足。由于机关事业单位严格控编,许多设区市城建档案馆正式在编人员只有三到五名,无法配备专职档案安全管理人员。县一级档案室一般只有一名档案管理人员,甚至是兼职人员,人才队伍捉襟见肘,严重影响城建档案的安全管理。一些地方连最基本的馆库运行经费都不足,库房开启温湿度调控设备还要受到经费的限制,有些单位未配备去湿机、空调机等设备,温湿度监测及调控措施不足。其他信息化安全保障、档案抢救保护等经费更是投入不足。

(三)档案安全管理不规范

管理措施不到位。有的库房与办公区混合同在一室,个别单位库房堆放杂物。有的档案没有及时整理上架,档案查阅利用没有登记手续。档案没有集中管理。有的档案室没有张贴禁火禁烟标志,有些地方档案大楼未设消防栓,有的地方库房灭火器多年未更换已失效成了摆设。有的库房照明用灯不符合标准要求,没有使用白炽防爆灯。有些单位窗帘不符合防光要求,防光防尘措施不力。有些单位消毒手段欠缺,没有及时施放或更换防虫药。有些地方档案库房未安装防盗门窗、防盗报警器,或者是防盗报警器失灵不能起到报警防盗作用,防盗报警器没有和当地公安联网。档案安全制度不健全,有的没有建立城乡建设档案应急防范预案。

(四)档案信息安全存在隐患

一是档案数字化加工带来的安全风险。随着档案信息化的趋势增强及业务量的增加,档案数字化加工成为常态。档案数字化加工大多采取政府购买服务的方式,由于档案服务企业管理水平参差不齐,有的安全保密措施存在漏洞,给档案信息安全带来隐患。二是信息新技术日新月异给档案安全带来新的难题,档案信息系统安全问题突显,由于网络的互通性、可共享性等特点,存在被入侵、被攻击的可能性。在档案信息安全、档案数据安全、大数据安全管理等方面,安全手段未跟上。三是由于数字存储介质和网络存储设备的局限性,电子档案的长期保存仍受多种条件的制约。

二、城建档案安全管理的对策措施

(一)加强组织领导,着力强化档案安全意识

坚持把档案安全制度和规矩立在前面,用法治思维和法治方式来推进档案安全制度建设,以制度化促进档案安全管理规范化,保证档案安全。一方面,要加强档案安全制度建设。要按照权限重点修订和完善档案收集、保管、开放、利用等基本制度,例如《安全生产应急预案》《库房管理制度》《数字档案室管理制度》《查阅利用制度》等,并根据实践要求和形势发展需要,不断查漏补缺,做到覆盖全面、重点突出、便于操作,彻底消除制度缺陷,避免因为制度缺陷影响档案安全。另一方面,要切实增强档案安全制度的执行力。坚持落细落小落实,针对档案安全中的突出问题,编制档案安全操作手册、安全管理指南和安全制度汇编等,增强档案安全制度的针对性和可操作性。建立档案安全保密台账制度,落实档案馆(室)工作规范要求,使档案安全工作具有可溯性。

“为什么每节语文课都要小练笔?我很不喜欢!”“每次小练笔的内容都是:我想对××说。我也不喜欢!”……孩子们议论纷纷。

(二)加大安全投入,着力强化安全条件保障

一是要加大硬件设施投入,解决档案“无家可归”的问题。加强对《档案法》《城乡建设档案管理办法》等法律法规的宣传,把城建档案库房列入建设规划,达到国家标准规范。加大投入,强化档案安全基础设施建设,按要求配备档案设施设备。重视档案安全基础设施建设,按标准配备基础设施,配足安全管理设施设备,强化硬件支撑。按照防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗的要求,改善档案保管条件。规范防火管理,档案大楼外设消防栓和通道,库房要张贴禁火禁烟标志,按规定配备灭火器,使用白炽防爆灯。规范防潮管理,库房要配备去湿机、空调机、温湿度记录仪等设备。规范防光尘,窗帘要符合防光要求,设置双层玻璃窗。规范用药管理。及时施放或更换防虫药以及消毒用药。规范防盗管理,档案库房安装防盗门窗、防盗报警器并和当地公安联网。二是要强化人员保障,解决档案“无人管理”的问题。档案管理需要专业技术,没有一定数量的专业人员,很难保证安全管理工作的顺利开展。建议在修订城市建设档案法律法规时,坚持人员配置与工作需要相匹配,把人员编制数配置作为刚性要求,以便各地在制定“三定”方案时有法可依。各地建设行政主管部门应积极主动争取人员编制,解决档案管理人手不足的问题。

(三)注重制度建设,着力提升规范化管理水平

提高对档案管理和档案安全管理重要性的认识,牢固树立“安全第一、预防为主”的思想,强化“隐患险于明火、防范胜于救灾、责任重于泰山”的安全意识,坚决克服松懈、侥幸心理,采取有效措施,确保档案安全万无一失。各单位要严格执行档案法律、法规,健全完善各项规章制度,将档案安全管理纳入单位整体工作计划和考核内容,与业务工作同部署、同考核,着力促进档案安全制度落实、责任落实、措施落实。

乳腺癌是我国女性高发的恶性肿瘤之一,目前临床上以手术、放疗、化疗、内分泌治疗、生物靶向治疗等作为治疗乳腺癌的重要手段。虽然乳腺癌的治疗水平日益提高,但其死亡率仍居高不下。而导致乳腺癌患者病情恶化和预后不良的主要原因就是肿瘤转移。可以预见的是:有效抑制乳腺癌转移,可以提高治疗效果,延长生存时间。随着免疫治疗的逐渐兴起,本课题组希望筛选特异性表达在乳腺癌细胞上、且与乳腺癌转移密切相关的抗原作为靶点,开展免疫攻击治疗,从而达到抑制乳腺癌细胞浸润和迁移的目的。

(四)加强风险治理,着力保障档案信息安全

档案信息管理风险是当前最明显、最易发的安全风险,加强档案信息管理风险治理是当前档案安全工作的主要任务。一是推进数字档案馆(室)建设,做好档案信息系统安全等级保护工作。构建一个互联网安全访问、数据加密控制,监测非法篡改、入侵的安全环境,堵塞漏洞或可能泄密的渠道。二是要筑牢重要档案资料的“防火墙”,特别是在电子文件的生成、传输和存储的过程中,最大限度地降低安全风险,降低重要档案信息泄密和遗漏的可能性。三是要严格重要档案使用的准入制度,就我们城建档案而言,哪些档案可以应查尽查、全面开放,哪些档案可以有条件开放,哪些档案暂时还不能开放,都应有明确的规定,并做到让管理人员精通,让全社会知晓。这样,在大数据时代,既可让档案通过信息化手段实现高效便捷共享利用,提高服务质量,又能确保档案的有效管控与绝对安全。四是建立健全档案信息安全机制。建立健全常态化安全管理机制,完善档案信息安全技术操作规程,抓紧抓实日常管理,促进安全管理制度落实。要认真落实档案登记备份制度和异地异质备份制度,筑牢数字档案安全防火墙。建立档案信息系统灾难应急处置机制,制定数字档案馆(室)应急预案,定期开展应急演练,保障档案安全。

在精装修的施工过程中,会涉及到十分广泛的内容,为了实施精细化管理,确保精装修的施工水平,要加强精装修施工的质量验收环节精细化管理水平,避免出现质量问题。管理人员需要充分明确每一个施工环节与施工部位,提升验收质量,使各项工作更加协调,才能对精装修施工进行更加全面的控制与管理。

参考文献:

[1] 刘媛媛.档案管理存在的安全风险及应对措施[J].城建档案,2014(5).

[2] 刘付英.大数据时代下的档案保密工作[J].城建档案,2017(7).

[3] 王宏霞.城建档案的异地备份工作研究[J].理论观察,2014(3).

《档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集》2017年第00期文献

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